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Creación de un manual para miembros de organizaciones sin fines de lucro

Si está involucrado en la administración de una organización sin fines de lucro basada en membresía, es importante asegurarse de que su grupo tenga un manual completo que incluya detalles sobre todas las políticas y procedimientos actuales. El documento debe contener información relevante para la misión y la gestión de la organización y estar disponible para todos los miembros, ya sea en forma impresa o en línea.

Conceptos básicos del manual para miembros

Los manuales para miembros de organizaciones sin fines de lucro variarán de una organización a otra porque es probable que diferentes entidades no tengan información idéntica para compartir con los miembros. La mayoría de estos tipos de manuales incluyen el texto completo de los estatutos de la organización, información sobre la estructura de gobierno de la entidad y las políticas y procedimientos que establecen los límites y requisitos para participar en el grupo. Cada sección destaca un tema específico, lo que facilita su seguimiento.

Plan Estratégico

Comparta la declaración de la misión, los valores, las metas y las estrategias de su organización. También es aconsejable enumerar los programas y servicios estándar que se ofrecen anualmente para que los miembros conozcan su trabajo básico.

Política de solicitud

¿Qué limitaciones existen para solicitar el uso de la lista de miembros y en las funciones patrocinadas por la organización? Discuta cómo se usará la información de los miembros, específicamente en lo que se refiere a informes o publicaciones públicas, campañas de recaudación de fondos y el intercambio de información con grupos de terceros.

Política de aprobación de membresía

Informe a los miembros cómo se agregan nuevos miembros y qué criterios deben cumplir. Proporcione respuestas a preguntas como:

  • ¿Qué procedimiento se usa para reclutar y aprobar miembros potenciales?
  • ¿Qué documentación se requiere para solicitar la membresía?
  • ¿Son sus exclusiones de la elegibilidad de membresía?

Obligaciones de los miembros

¿Hay requisitos financieros y de participación que los miembros deben cumplir para seguir siendo parte de la organización? ¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento y cómo se harán cumplir? Responda estas preguntas en términos simples para que los miembros entiendan lo que se espera que hagan.

Políticas de elección o nombramiento de miembros de la junta

Explique cómo se selecciona a las personas para ocupar puestos en la junta directiva y qué tipos de límites de mandato existen, si los hay. Asigne un encabezado a cada posición de la junta para que sea más fácil para los miembros buscar información.

Procedimientos de quejas

Proporcione información sobre qué recursos tienen los miembros si se sienten agraviados de alguna manera. Cree una lista numerada con los pasos que las personas deben seguir, en orden, cuando deseen presentar una queja.

Conflicto de intereses

Piense en otras organizaciones que compitan directamente con la suya o que vayan en contra de su misión. Considere si debería haber una obligación de revelar cualquier relación comercial o personal que plantee un posible conflicto de intereses para los miembros y funcionarios de la organización.

Motivos para la eliminación de la membresía

Explique qué acciones pueden conducir a la revocación de los privilegios de membresía. Enumere todas las posibles razones por las que se podría revocar su membresía. Luego, describa cómo se notificará al miembro afectado si se toma tal acción. Es posible que desee crear una tabla con motivos en una columna y su consecuencia particular o proceso de notificación en columnas adicionales.

Políticas fiduciarias

Describa, en detalle, qué tipo de sistema existe para proteger las finanzas de la organización y garantizar que todo el dinero se maneje de manera ética y de conformidad con las reglamentaciones estatales y federales pertinentes. Incluya copias de esas regulaciones con su manual.

Cambiar políticas

Comparta qué acciones se deben tomar para proponer y aprobar cambios a las políticas, procedimientos, estatutos y otros detalles relevantes para la membresía. Utilice un protocolo estándar para todos los cambios para simplificar el proceso.

Cómo crear un manual para miembros sin fines de lucro

El proceso de escribir un manual para miembros de una organización sin fines de lucro no es algo que deba ponerse en manos de una sola persona. Es algo en lo que deberían trabajar varias personas, idealmente un comité con conocimientos y experiencia específicos para el gobierno de una organización benéfica. Los miembros de la junta deben ser consultados y se les debe permitir hacer aportes al documento antes de que esté finalizado para su publicación y distribución. El documento en sí debe estar bien escrito utilizando una terminología que sea fácil de entender para los miembros de la organización. También debe ser corregido por varias personas en cuanto al estilo de escritura, la precisión y para asegurarse de que se incluya toda la información relevante. Es recomendable que un abogado revise el documento antes de su publicación, para que pueda estar seguro de que puede proporcionar la base de una defensa legal si alguna vez se cuestionan las prácticas de membresía.

Comunicación clara a los miembros

Los miembros deben recibir capacitación sobre las políticas y los procedimientos especificados y deben tener la oportunidad de solicitar aclaraciones sobre los puntos que no les resulten claros. También es una buena idea que los miembros firmen un acuse de recibo del manual que especifique que han leído y entendido toda la información provista en el documento.


(Última actualización: 2022-07-02 )