A lo largo de la vida, la mayoría de las personas deberán escribir cartas formales para diferentes ocasiones. El formato aceptado de una carta formal, a veces llamada carta comercial, es preciso y debe seguirse para que se tome en serio.
Cómo usar la carta formal de muestra
Para usar la carta de muestra, haga clic en la imagen. En este punto, puede descargarlo a su computadora para usarlo más tarde o editarlo para que se ajuste a sus necesidades y luego guardarlo y descargarlo. Para descargar la carta haz clic en la imagen y se abrirá en una nueva ventana. Luego haga clic en el ícono de descarga para guardarlo en su computadora.
Para editar la carta antes de descargar:
- Haga clic en la imagen.
- Haga clic en el área que desea editar y resalte el texto allí.
- Cambie el texto según sea necesario.
Si necesita ayuda para descargar el imprimible, esta guía puede ser un recurso útil.
Cómo escribir una carta formal
Saber qué escribir y cómo redactar una carta formal es sin duda una habilidad que utilizarás de forma reiterada a lo largo de tu vida profesional. Seguir el formato adecuado es tan importante como lo que realmente escribe cuando se trata de cartas formales.
Paso 1:recopilar información
Para escribir su carta, necesitará tener información sobre usted y la persona a la que le está escribiendo. Deberá incluir su dirección y cualquier información sobre usted que respalde el propósito de la carta.
La información que necesita sobre el destinatario de su carta incluye:
- Nombre completo
- Título (Dr., Reverendo, Sra.)
- Nombre de la empresa u organización
- Dirección postal
Al enviar una carta formal, la mejor práctica es dirigirla a una persona específica. Si no está seguro de a quién dirigir su carta, puede consultar el sitio web de la empresa o llamarlos directamente. Cuando no sepa el título de la persona o cuando no esté seguro de si es hombre o mujer, simplemente puede usar el nombre completo de la persona.
Mantenga toda esta información en un solo lugar donde pueda encontrarla fácilmente mientras escribe su carta. Esto facilitará el proceso real de redacción de cartas.
Paso 2:Formateo
Existe un formato estándar generalmente aceptado para las cartas formales. Cíñete a este formato y darás la impresión de que respetas la formalidad de la situación y te has esforzado en investigar el formato. El laboratorio de escritura en línea de Purdue ofrece pautas específicas para formatear una carta formal:
- Fuente de 12 puntos
- Fuente Times New Roman
- Espaciado entre líneas
- Márgenes de 1,5 pulgadas
- Formato de bloque
- Alineación a la izquierda
- Fechas escritas como en este ejemplo:14 de marzo de 1999 (con el mes escrito y el año con cuatro dígitos)
Paso 3:Título
El encabezado incluye su dirección y la fecha; no pones tu nombre en el encabezado. Es aceptable incluir su dirección de correo electrónico y número de teléfono en el encabezado, pero no es obligatorio. El encabezado va en la esquina superior izquierda del documento en formato de bloque, lo que significa que cada línea comienza directamente debajo de la última.
Si incluye una dirección de correo electrónico, asegúrese de que sea profesional. Una dirección de correo electrónico como [email protected] parecerá inmadura y poco profesional. Cuando sea posible, cree una dirección de correo electrónico que use solo su nombre y apellido. El mismo estándar se aplica a la inclusión de un número de teléfono. Solo incluye un número en el que te puedan localizar fácilmente o en el que haya una opción para dejarte un mensaje.
Paso 4:Dirección interior
La dirección interna incluye el nombre y la dirección de la persona a la que le escribe. Oxford Dictionaries comparte que esta sección de su carta debe comenzar cuatro líneas debajo del encabezado. Comience con el título y el nombre completo del destinatario. Si no sabe el nombre de la persona, puede usar solo su título, pero es mejor dirigir la carta a una persona específica. Debajo del nombre, escribirá la dirección con todas las palabras escritas. Por ejemplo, debe usar 'Street' y no la abreviatura 'st.'
Paso 5:Saludo
El saludo es básicamente un saludo, como cuando conoces a alguien en persona y le dices "Hola". Esta sección debe comenzar dos líneas debajo de la dirección interior. El saludo formal más utilizado, según Scribendi, es 'Querido'. A continuación, incluiría el título y el nombre del destinatario seguidos de dos puntos. Por ejemplo, podrías decir "Estimado Sr. Jones:"
Paso 6:Cuerpo
El cuerpo de una carta es su mensaje real. En una carta formal, puede tener entre uno y tres párrafos en el cuerpo, dependiendo de su propósito.
- Primer párrafo:preséntese y presente su propósito para escribir
- Segundo párrafo:proporcione información breve que respalde su propósito
- Tercer párrafo:agradezca al destinatario por su tiempo y haga referencia a cualquier material complementario proporcionado
El cuerpo de la carta debe colocarse dos líneas debajo del saludo, de modo que omita una línea entre ellas.
Paso 7:Cierre
El cierre es cómo se dice adiós en una carta. Omita una línea después del cuerpo y luego escriba su cierre. Después de su frase de cierre, desea dejar varias líneas debajo, luego escriba su nombre completo. El espacio que dejes será donde firmes físicamente la carta. Los cierres formales aceptables incluyen:
- Saludos cordiales
- Atentamente
- Mis mejores deseos
Siempre asegúrese de seguir su cierre con una coma.
Paso 8:Edición
Es muy importante revisar el formato, la ortografía y la gramática de una carta formal antes de enviarla. Este tipo de atención al detalle muestra su ética de trabajo y su capacidad de seguimiento. Puede usar la opción de revisión ortográfica en su computadora como punto de partida. Una vez que haya hecho eso, es una buena idea pedirle a otra persona que examine el documento. Luego, debe revisar la carta usted mismo una vez más antes de completarla. Durante la edición, usted y el revisor elegido deben buscar lo siguiente:
- Corregir la ortografía y el uso de palabras
- Corregir puntuaciones
- Espaciado y fuente
- Uso de gramática correcta
- Tono de la carta:debe ser cálido, respetuoso y profesional
- Libre de palabras de jerga y contracciones
- Título adecuado para el destinatario
- Información de contacto correcta para el remitente y el destinatario
La mejor primera impresión
Una carta formal a menudo proporciona la primera impresión de usted a un profesional que no conoce. Siga las pautas de formato estándar y será tomado en serio y respetado.