Cuando dirige una organización sin fines de lucro, es importante tomar medidas para mantener a los voluntarios que tiene y alentar a otros a compartir sus talentos con su agencia. Hacerles saber a sus voluntarios que los aprecia y sus esfuerzos es vital para cualquier programa de retención de voluntarios. Tenga en cuenta que lo que cuenta es la idea, independientemente del presupuesto con el que esté trabajando.
Ideas formales de reconocimiento de voluntarios
Hay muchas formas "probadas y verdaderas" de reconocer a los voluntarios por su servicio. Por lo general, implican anuncios verbales y exhibiciones físicas que alertan a todos los miembros del equipo sobre los logros del voluntario
Dar premios por horas de servicio
Para asegurarse de reconocer los logros de sus voluntarios más consistentes, establezca hitos para las horas de servicio voluntario y reconozca a aquellos que contribuyen más tiempo a su agencia. Lleve un registro de las horas que los voluntarios comparten con su organización y responda con un reconocimiento formal cada vez que se alcanza un nuevo hito.
- Puede hacerlo con un premio tangible, como un certificado, una placa o una novedad, y mencionar cada nuevo logro en el boletín informativo de la organización u otros materiales de comunicación internos y externos.
- Otra opción de premio podría ser algo de valor relacionado con el servicio del voluntario. Por ejemplo, los voluntarios que transportan perros para un refugio de animales estarían encantados de recibir un certificado de regalo para un lavado de autos y detalles. Las tarjetas de regalo para restaurantes locales y lugares de entretenimiento también son excelentes recompensas. Incluso puede obtenerlos donados por empresas locales.
- Cree un espacio de estacionamiento para el "voluntario del mes" en sus instalaciones y asegúrese de que haya un letrero destacado que informe a las personas para qué es el espacio.
- Proporcione a los voluntarios artículos con el nombre y el logotipo de su organización benéfica, como camisetas, sudaderas, tazas y otros artículos promocionales.
Reconocer las contribuciones destacadas
Además de reconocer a los voluntarios por las horas que trabajan, también puede implementar un programa formal de recompensas por contribuciones sobresalientes. Piense en los tipos de logros que le gustaría reforzar e implemente programas de reconocimiento para mostrar su aprecio. Por ejemplo, hágales saber a los voluntarios que se agradecen las nuevas ideas, así como el servicio en los comités, la identificación de nuevas fuentes de financiación y otras contribuciones.
Certificados de agradecimiento imprimibles
Reconozca a sus voluntarios con estos certificados de agradecimiento imprimibles. Presente a sus voluntarios un certificado firmado en un marco agradable como una forma de decir que realmente los aprecia. Para descargar, haga clic en la imagen. Si necesita ayuda, consulte esta útil guía
Crear una pantalla visual
Muestre el trabajo de sus voluntarios para que todos lo vean todos los días con una exhibición visual como un Muro de la Fama en su oficina o espacio del programa. Dele a cada voluntario una estrella que incluya su foto, tiempo de servicio y fortalezas como voluntario. Si tiene un presupuesto más grande para trabajar, considere crear una placa para cada voluntario, para que la exhibición se vea más formal y permanente.
Destacar a un voluntario
Considere reservar una columna en su boletín informativo, en su sitio web o en sus cuentas de redes sociales para destacar a un voluntario sobresaliente. Establezca un procedimiento de nominación formal para determinar quién aparece en la columna en un momento dado y actualícelo periódicamente. Según el tamaño de su organización, es posible que desee presentar un voluntario diferente cada semana, mes o trimestre.
Realizar eventos de agradecimiento a los voluntarios
Muchas organizaciones organizan un almuerzo o recepción trimestral o anual a la que todos los voluntarios activos están invitados a asistir. Los premios y reconocimientos por logros sobresalientes y horas de servicio a menudo se presentan en este tipo de eventos. Independientemente de su presupuesto, puede organizar un evento de reconocimiento o buscar patrocinadores que le ayuden a pagar la factura.
Ideas para fiestas de reconocimiento de voluntarios de alto presupuesto
Las fiestas de mayor presupuesto son más difíciles de organizar para organizaciones benéficas, pero es posible para organizaciones con presupuestos más grandes. También puede tratar de encontrar empresas locales dispuestas a patrocinar los fondos para un evento de mayor presupuesto, que es una situación en la que todos ganan, donde la organización benéfica obtiene el dinero que necesita para hacer felices a sus voluntarios y la empresa pone su "cara" frente a voluntarios Algunas ideas para un evento de mayor presupuesto podrían ser:
- Una cena en la que se alienta a cada voluntario a invitar a miembros de la familia a un restaurante o centro de eventos.
- Otra idea divertida que se puede hacer con cualquier presupuesto es una fiesta sorpresa, en la que invite a voluntarios a asistir a una reunión importante y revele que es una fiesta de agradecimiento cuando todos se presenten.
- Algunas organizaciones sin fines de lucro tienen eventos de "alfombra roja" donde hacen que los voluntarios se sientan como actores y actrices que asisten a los Oscar.
Ideas para fiestas de agradecimiento a voluntarios de presupuesto moderado
Si tiene algunos fondos para una fiesta pero no los suficientes para un gran evento, puede organizar una fiesta divertida con un presupuesto razonable.
- Organizar un evento de "hora feliz" con bebidas y aperitivos limitados después del trabajo, en el que la organización benéfica cubra el costo de la comida y el espacio del evento.
- Organice un picnic familiar, una fiesta de pizza o un evento de barbacoa que pueda ser atendido por la organización benéfica, o vea si puede obtener algo de la comida donada por un negocio local.
- Organizar una heladería social que se puede llevar a cabo en sus instalaciones o en una heladería local.
- Hable con teatros locales o estadios deportivos para ver si estarían dispuestos a proporcionar entradas con descuento o incluso gratuitas para un evento. Haga arreglos para que los voluntarios vayan juntos y disfruten de una noche divertida o un juego por la tarde y tiempo social.
- Para una noche social divertida, invite a voluntarios a un club de karaoke o a un club que tenga actividades divertidas como lanzar hachas. Puede hablar con el club para obtener un descuento y cubrir el costo de la asistencia de los voluntarios, y algunos clubes estarán encantados de hacerlo a cambio de algunas redes sociales positivas y prensa sobre el evento.
Ideas para fiestas de reconocimiento de voluntarios con poco o ningún presupuesto
¡El hecho de que desee realizar un evento y tenga poco o ningún dinero no significa que se haya quedado sin ideas!
- Reconozca a los voluntarios en una pequeña ceremonia interna o en una reunión con refrigerios ligeros, como galletas y jugo.
- Organizar un evento de comida compartida donde los voluntarios puedan traer un artículo de comida, junto con sus familias. La organización benéfica puede proporcionar el espacio o encontrar un lugar gratuito, como un área de picnic en el parque o una sala de fiestas donada por un restaurante local.
- Tenga una noche de cine junto con una película relacionada con su servicio. Por ejemplo, una organización benéfica que atiende a veteranos podría disfrutar de la última película con un tema histórico. Es posible que pueda obtener los boletos donados o con descuento.
- Cree un "evento" en Facebook u otra plataforma de redes sociales donde los empleados puedan publicar comentarios y citas de agradecimiento a lo largo del día.
Fiesta
Muchas organizaciones sin fines de lucro organizan fiestas de fin de año para el personal y los voluntarios como una forma de agradecimiento. El presupuesto para estos puede variar según su organización y cuán elaborado sea su evento. Estas fiestas también suelen ser un buen momento para otorgar premios a los voluntarios al cerrar el año y destacar los logros y las victorias. También es un buen momento para que los líderes de la organización hablen sobre los desafíos para el próximo año e involucren a los voluntarios como parte del equipo con el personal, reconociendo su importancia para el éxito de la organización en el futuro. También puede involucrar activamente a los voluntarios en la planificación del evento e invitarlos a hablar con el grupo sobre lo que los motivó ese año y lo que esperan.
Hágalo personal
Los grandes eventos, los certificados y los anuncios grupales son formas maravillosas de mostrar el aprecio de los voluntarios. A veces, las personas realmente prefieren el toque personal, con una sincera muestra de agradecimiento por parte de un líder de la organización, como un miembro de la junta o el director ejecutivo.
Escriba notas de agradecimiento
Una de las formas más sencillas y económicas, pero que a menudo se pasa por alto, de expresar agradecimiento a los voluntarios es con notas personales de agradecimiento. Las notas de agradecimiento escritas a mano pueden ser una forma significativa de hacerles saber a los voluntarios que sus esfuerzos son realmente apreciados. Asegúrese de que las notas estén personalizadas y expresen un sincero agradecimiento por el tiempo dedicado y el trabajo bien hecho. Si envía notas que parecen cartas modelo, sus esfuerzos pueden resultar contraproducentes.
Crear una página de agradecimiento en el álbum de recortes
Considere hacer una página de agradecimiento en el álbum de recortes. Esto debe tener palabras de agradecimiento, además de incluir citas, fotos de los eventos y calcomanías o adornos relacionados con su organización benéfica o sin fines de lucro. La página se puede enmarcar si su voluntario no tiene un álbum de recortes.
Hacer una llamada telefónica
Otra excelente manera de hacerles saber a los voluntarios cuánto los aprecias es levantar el teléfono y llamar. Hoy en día, las personas están tan concentradas en enviar mensajes de texto y correos electrónicos que una llamada telefónica amistosa realmente puede alegrar el día de un voluntario. También le brinda la oportunidad de tener una conversación individual con ellos para averiguar qué aprecian de las organizaciones y las ideas que podrían tener para mejorar.
Enviar un correo electrónico
Enviar correos electrónicos individualizados puede no parecer tan convincente como una llamada telefónica o una nota escrita, pero muchas personas prefieren el correo electrónico como medio de comunicación. La clave es conocer a sus voluntarios y decidir qué método funcionaría mejor para ellos. Por ejemplo, una persona muy introvertida puede preferir el correo electrónico a una llamada. O en el caso de que quiera agradecer a un grupo de personas e incluirlas a todas en un "hilo de apreciación mutua", enviar un correo electrónico a todas las personas a las que puedan postularse funcionará muy bien.
Grabar un vídeo
Si su junta directiva y su personal se sienten cómodos siendo filmados, puede grabar un video corto y enviárselo a un voluntario o voluntarios por correo electrónico. Incluso podría publicarlo en sus canales de redes sociales para que todos puedan ver a los voluntarios en cuestión agradeciendo su servicio. Algunas organizaciones incluso han hecho videos agradeciendo a todos los voluntarios juntos y los han publicado en las redes sociales.
Tener un uno a uno
Una forma aún más personal de apreciar a un voluntario es reunirse con él uno a uno. Ofrezca invitarlos a tomar una taza de café o un desayuno o almuerzo ligero. Un voluntario a menudo disfrutará la oportunidad de hablar sobre la organización con un miembro de la junta o del personal. Tendrán la oportunidad de ofrecer sus opiniones sobre su servicio voluntario y se sentirán reconocidos por el valor que aportan.
Hacerse cargo de sus deberes por un día
Los empleados o directores pueden turnarse para intercambiar lugares con voluntarios durante un día completo. Elija un voluntario y déle la oportunidad de disfrutar de un día libre o experimentar los servicios de su organización como patrocinador. Obtendrá una mejor comprensión de cómo se sienten los voluntarios y qué hacen mientras los voluntarios tienen la oportunidad de recibir servicios o tomar un descanso.
Demostrar la importancia de los voluntarios
Otra forma de que los voluntarios sepan cuánto significas para ellos es profundizar y hacerles saber su verdadera importancia para una organización con datos concretos.
Crear informes de valor de los voluntarios
A veces, los voluntarios pueden sentir que su trabajo no es importante porque no ven el panorama general o los resultados. Por ejemplo, es posible que un voluntario que ayude a contestar los teléfonos realmente no vea cuán impactante es lo que hace para las familias a las que sirve un refugio. La gente quiere saber que lo que están haciendo está marcando una diferencia. Una forma maravillosa de mostrar a los voluntarios lo importantes que son es crear informes sobre la organización y su progreso en términos de dinero recaudado, número de clientes ayudados e incluso proporcionar estudios de casos sobre cómo la organización ha sido significativa para la vida de las personas. Estos informes podrían enviarse a los voluntarios a través de un correo electrónico, un boletín impreso o en un canal privado de redes sociales para voluntarios.
Facilitar la comunicación de los voluntarios
A menudo, cuando los voluntarios trabajan en una organización, es posible que sientan que no tienen una manera de expresar sus pensamientos sobre cómo mejorar las cosas. O tal vez quieran felicitar a un miembro del personal u otro voluntario. Permitir a los voluntarios un foro reconocido oficialmente, como un grupo privado de Facebook, es en realidad una excelente manera de mostrarles que los aprecia porque está demostrando que valora sus pensamientos, opiniones y su necesidad de un vehículo regular para la comunicación. También tiene el beneficio adicional de ayudar a los voluntarios que normalmente no interactúan entre sí para crear camaradería en línea.
Inclusión en Informe Anual
Si su organización prepara un informe anual, asegúrese de incluir una sección que enumere los nombres de todos sus voluntarios, así como cualquier premio o reconocimiento especial. Además de hacerles saber a estos voluntarios que son importantes, también demuestra a los financiadores y funcionarios públicos que la comunidad valora su organización benéfica.
Mensajes de sus clientes
Es posible que esta no sea una opción según el tipo de población a la que sirve su organización benéfica, pero una de las formas más poderosas de agradecer a los voluntarios es que el aprecio provenga de alguien a quien su organización benéfica haya servido. Una tarjeta escrita a mano, un correo electrónico, una llamada telefónica o incluso una reunión en persona de alguien que usó sus servicios y mejoró su vida gracias a ellos puede ser una experiencia profundamente emotiva para un voluntario, especialmente para aquellos que no pueden ver el impacto final de su trabajo.
Hacer uso de las redes sociales
Las redes sociales son una excelente manera de demostrar aprecio a los voluntarios, ya que no cuesta nada más que tiempo. Hay muchas formas en las que puede usar las redes sociales para mostrar amor a sus voluntarios:
- Haga que aparezca un voluntario del mes en sus cuentas de redes sociales y presente una foto y una historia sobre el voluntario, o un video si están dispuestos. Anime a otros miembros del personal y voluntarios a publicar comentarios de apoyo. Esto puede funcionar bien en plataformas como Facebook, Instagram y YouTube.
- Empodere al personal para que publique sobre los voluntarios a menudo en las redes sociales, destacando tanto los logros grandes como los pequeños. Incluso el reconocimiento de las tareas "cotidianas", como contestar el teléfono con una foto y una publicación en Facebook, puede significar mucho para un voluntario.
- Si un voluntario tiene un perfil profesional en LinkedIn, escríbale una recomendación en reconocimiento a su servicio voluntario. Del mismo modo, si tienen una página profesional para una empresa en Facebook y ayudan a la organización benéfica de forma profesional de forma gratuita, escribe una reseña allí. Estos pasos pueden ayudar al voluntario a obtener negocios en el futuro, así como hacerle saber que está agradecido por su ayuda.
Por qué importa la apreciación de los voluntarios
Si su organización benéfica depende del apoyo continuo de los voluntarios para cumplir su misión, no está solo. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida de los esfuerzos de las personas que donan su tiempo. Es importante tener en cuenta que los voluntarios no tienen la obligación de seguir compartiendo su tiempo y sus talentos. Continúan participando porque quieren hacerlo y porque saben que sus esfuerzos son apreciados. Es por eso que es tan importante ser proactivo en la búsqueda e implementación de ideas de agradecimiento a los voluntarios.