¿Está en el proceso de planificar un evento de golf benéfico? Los torneos de golf son recaudaciones de fondos populares porque brindan una excelente manera de recaudar dinero al mismo tiempo que cultivan relaciones con donantes actuales y futuros y generan publicidad positiva en la comunidad. La planificación y celebración de un torneo de golf exitoso para recaudar fondos requiere una gran cantidad de trabajo, ¡pero los resultados ciertamente pueden valer la pena!
Recaudar dinero con un torneo de golf
Si usted es responsable de planificar un torneo de golf para recaudar fondos, es importante abordar sus funciones de manera sistemática. Debido a que hay tantos elementos diferentes asociados con la celebración de un torneo de golf exitoso, la planificación adecuada durante todo el proceso es esencial.
Listas de verificación para la planificación de eventos de golf de caridad
La creación y el uso de listas de verificación para tareas de organización, promoción e implementación de eventos puede ser muy útil cuando planifica un evento de golf benéfico. Si bien los elementos que se deben lograr no serán los mismos para todos los torneos, existen muchas similitudes entre estos tipos de eventos.
Use las listas de verificación de muestra a continuación como punto de partida para crear documentación que pueda ayudarlo a mantenerse al día con todas las cosas que necesita para llevar a cabo su propio evento exitoso de torneo de golf.
Tareas de organización de eventos
- Cree una lista de verificación y un cronograma
- Reclutar miembros del comité
- Seleccionar presidente
- Establezca una meta de recaudación de fondos
- Programar reuniones del comité general
- Reserve un lugar para las reuniones del comité
- Enviar horario a los miembros del comité
- Hacer asignaciones de comités
- Configure una hoja de cálculo de Google Docs para facilitar la comunicación del comité
- Elija una fecha
- Reservar una ubicación
- Deberes adicionales específicos para su evento
Tareas de promoción de eventos
- Cree un plan de marketing y relaciones públicas
- Cree un sitio web del torneo (o una página en el sitio web de la organización)
- Crear paquetes de patrocinio
- Solicitar patrocinadores
- Escribir y enviar comunicados de prensa de promoción de eventos
- Buscar oportunidades de promoción en los medios
- Reclutar participantes
- Actividades promocionales adicionales
Tareas de implementación
- Haga una lluvia de ideas sobre una lista de cosas por hacer con el comité
- Asignar responsabilidades
- Cree un presupuesto
- Establecer una estructura de informes
- Desarrollar un sistema de registro de participantes
- Organizar comidas y refrigerios
- Comprar premios o solicitar donaciones
- Crear categorías de premios
- Camisetas seleccionadas y participantes u otros artículos con logotipos de patrocinadores
- Solicitar señalización de eventos
- Hacer un seguimiento de las tareas asignadas
- Hacer asignaciones de equipos participantes
- Configuración de las instalaciones
- Tareas adicionales relevantes para su evento
Seguimiento posterior al evento
Buscar comentarios del comité
Una vez que finaliza el torneo de golf, es hora de evaluar el éxito de sus esfuerzos y comenzar a tomar ventaja en el evento del próximo año. Da un paso atrás y mira lo que funcionó bien y lo que te gustaría cambiar en el futuro. Organice una reunión informativa con los miembros del comité para obtener comentarios de todos los involucrados. Esta es una excelente manera de expresar agradecimiento a sus voluntarios por un trabajo bien hecho, así como una oportunidad de aprender de las personas que manejaron varias tareas asociadas con el evento.
Buscar comentarios de participantes y patrocinadores
Además de obtener opiniones de las personas que planificaron y llevaron a cabo el evento, también es una buena idea buscar comentarios de los patrocinadores y participantes. Considere crear una encuesta de patrocinadores y una encuesta de participantes como una forma de obtener este tipo de comentarios. Puede usar una herramienta gratuita como Survey Monkey para crear una encuesta en línea gratuita que se puede enviar por correo electrónico. Por el bien de las relaciones con los donantes, también puede realizar una llamada telefónica personal a sus principales patrocinadores para agradecerles su apoyo y pedirles sugerencias para futuros eventos.