Planificar una reunión familiar no es tarea fácil. Si está encabezando esta campaña, asegúrese de pensar y considerar mucho las etapas de planificación del evento y la ejecución real de la reunión. Todo el mundo cuenta contigo para traer la diversión y hacer que la magia suceda. Es mucha presión, pero cuando se cuenta con una lista de verificación maestra para la reunión familiar y consejos y trucos esenciales para la planificación de fiestas, seguramente será el anfitrión de un evento increíble.
Utilice una lista de verificación para la reunión familiar
Algunos eventos pueden desarrollarse sin problemas sin listas. Para fiestas y reuniones más pequeñas, es probable que puedas organizar una fiesta con algunas notas y una buena memoria. Planificar una reunión familiar es una de esas tareas que será mucho más fácil de dominar con una lista de verificación en la mano. Hay tantas partes móviles y consideraciones a tener en cuenta con un evento como este. Una lista de verificación es una excelente manera de mantener todo organizado y en movimiento en la dirección correcta. Utilice el siguiente imprimible editable como su práctica lista de verificación de planificación. Si necesita ayuda con la descarga, use la Guía para los imprimibles de Adobe.
Clave lo básico
Antes de sumergirse en los tediosos detalles de la fiesta, determine los conceptos básicos de la reunión. Como lo harías con una boda o una fiesta de graduación, anota "quién, qué, dónde y cuándo". Asegúrese de comenzar con al menos seis meses de anticipación cuando comience a planificar su fiesta.
Selección de invitados
Sus ancestros comunes dictarán a qué invitados invitar en la mayoría de los casos. Por ejemplo, es posible que solo esté organizando una reunión para los familiares de sus bisabuelos, por lo que no invitaría a la familia extendida de su esposo.
- Haga un mini árbol genealógico para asegurarse de saber quién debe incluirse.
- Ordene la lista y anote a las personas que hayan fallecido.
- Tenga en cuenta lo que sabe sobre las relaciones familiares y las personas específicas y pregunte si no conoce bien a alguien. Trate de dejar fuera solo a los miembros de la familia que realmente harían sentir incómoda a la mayoría de las personas.
- Envíe invitaciones a todos los que están vivos, incluso si sabe que no pueden asistir. La invitación por sí sola puede hacer que alguien se sienta incluido.
Bloquear un lugar
Al decidir sobre un espacio para celebrar su reunión, tenga en cuenta las necesidades y personalidades de su familia. ¿A la gran mayoría de ellos les gusta relajarse al aire libre, o a muchos de ellos les gustan los asuntos de interior ostentosos? ¿Tiene varios miembros de la familia mayores que serían más adecuados para una reunión en el interior, lejos de los elementos o superficies irregulares del suelo, o su familia extendida está repleta de toneladas de niños pequeños que necesitan espacio para correr, jugar y explorar?
No importa cuánto tiempo dediques a elegir un lugar, no harás felices a todos. En lo que respecta a la ubicación de su reunión, trate de complacer a la gran mayoría de los miembros de su familia. Sepa que cuando se trata de planificación y grupos grandes, casi siempre habrá una diferencia de opiniones, y al menos algunos miembros de la familia que van en contra de la regla de la mayoría. Haz tu mejor esfuerzo para elegir un espacio que marque la mayoría de las casillas de ubicación para los participantes de la reunión y pasa a la siguiente tarea.
Decidir una fecha y hora
Al aterrizar en un lugar y reservar otros proveedores importantes para fiestas, deberá decidir una fecha fija y rápida y posiblemente una hora para su reunión. Al decidir una fecha, tenga en cuenta las siguientes consideraciones:
- Deje al menos seis meses de tiempo para los miembros de la familia que podrían tener que ahorrar para viajar o informar a su lugar de trabajo que se tomarán un tiempo libre.
- Manténgase alejado de los principales días festivos o la época del año en que los niños comienzan o terminan la escuela.
- Si está organizando una reunión de un día, asegúrese de tenerla durante el día para que los invitados puedan conducir a casa por la noche si así lo desean.
- Considere enviar una encuesta a los miembros de la familia preguntando cuáles son los tres mejores meses en los que una reunión funcionaría mejor para ellos. Utilice los resultados de la encuesta para determinar un mes y luego una fecha para celebrar la fiesta.
¿Cuál es su presupuesto y de dónde proviene ese dinero?
Las grandes fiestas no son baratas. Antes de ir a reservar lugares, ordenar comida y contratar entretenimiento, sepa cuánto puede gastar. ¿Estás asumiendo toda la fiesta? ¿Quién está ayudando a pagar la reunión? ¿Hay un fondo de donde sacar? Sepa de dónde viene el dinero y con cuánto dinero tiene para trabajar. Todas las elecciones que hagas en la planificación de tu fiesta tienen que funcionar dentro de un presupuesto decidido.
Si está planeando con un presupuesto ajustado, piense en dónde puede reducir los gastos. ¿Quizás un miembro de la familia sabe de una banda que tocará por una fracción de su tarifa actual? ¿Quizás todos los locales puedan unirse y preparar la comida que se servirá? ¡Ubica y utiliza tus recursos lo mejor que puedas!
Contratar ayuda y asignar tareas
Si su reunión familiar está destinada a ser una velada masiva y exagerada, necesitará todas las manos en la cubierta. ¿A quién en la familia puede acudir en busca de ayuda? Encuentre a esos familiares confiables y solicite su ayuda.
Encuentra familiares útiles
No necesitas que cada persona en la cría asuma una tarea. ¡El dicho "demasiados cocineros en la cocina" existe por una razón! Debe identificar algunos familiares de confianza para delegar responsabilidades de planificación. Pídele a alguien que dirija el entretenimiento y la decoración, a otra persona que se encargue de las invitaciones y las adaptaciones, y posiblemente a una tercera persona que investigue las opciones de catering. Asegúrese de pedir ayuda únicamente a personas en las que pueda confiar. Una pelota que se le caiga a alguien en el comité de planificación de la reunión podría significar un completo desastre.
Si cree que nadie en su familia puede abordar las tareas principales, asígneles tareas más pequeñas, como planificar juegos o hacer etiquetas para nombres. Tal vez algunas personas puedan ayudarlo con una tarea junto a usted, lo que garantizará que el trabajo se haga correctamente y aligere la carga para usted.
Decidir quién hace qué
Una vez que tenga su equipo de ayuda, tenga claro quién es responsable de qué. A veces, las personas bien intencionadas hacen más de lo que se les pide. Pueden asumir la tarea que les encomendó, pero también tomarse la libertad de realizar otra tarea de reunión. El problema aquí es que es probable que no sepan si usted mismo se ocupó de esa tarea "bonificada" o si se la dio a otra persona. ¡No querrá enterarse de que se reservaron dos lugares o empresas de catering para su reunión! Si bien las fallas de comunicación a menudo ocurren en las familias, reduzca los problemas importantes de comunicación diciéndoles específicamente a las personas que lo ayudan qué trabajos necesita que hagan.
Mantenga a todos los asistentes informados
Con varias personas trabajando para organizar la reunión, será esencial mantener un hilo de comunicación abierto. ¿Cómo se comunicará con los miembros de la familia que ayudan a planificar o actualizar a otros planificadores del progreso de la fiesta? En estos días, mantener a todos informados es simple, gracias a las nuevas modalidades de conexión con los demás. Haga lo siguiente para agilizar su proceso:
- Cree un hilo de texto que contenga solo a las personas encargadas de un aspecto de la planificación de la fiesta.
- Configure un correo electrónico con las direcciones de los miembros de la familia que tienen tareas de planificación asignadas.
- Celebre reuniones de Zoom quincenales o mensuales con otros planificadores para mantenerse en contacto cercano y permanecer en la misma página.
- Haga una hoja de cálculo para que los participantes en la planificación informen sobre el progreso, tomen notas y anoten información.
Establezca un medio para comunicarse antes de la reunión
No solo tienes que mantenerte en contacto con los miembros de la familia a los que les pidas que te ayuden a planificar la reunión, sino que también debes mantener informados a los invitados sobre las actualizaciones de la fiesta. En caso de que cambie la fecha o el lugar, querrá asegurarse de que todos los invitados sepan sobre la alteración. Considere configurar una página de Facebook específica para su reunión e invite solo a las personas que están en la familia a unirse a la página. Puede publicar actualizaciones en este espacio y los miembros de la familia pueden usarlo para hacer preguntas, sugerencias o simplemente conectarse antes del gran día.
Imprescindibles para fiestas
Su reunión debe estar diseñada para satisfacer las necesidades e intereses de su familia extendida. Como usted es el planificador, realmente puede volverse loco y ser creativo en lo que elige planificar. Dicho esto, hay algunos artículos imprescindibles para fiestas que probablemente no quieras dejar pasar.
Tienes que alimentar a tu familia
Los invitados hambrientos nunca son invitados felices, así que asegúrese de planear servir algo de comida o refrigerios en su reunión familiar si es un evento de un solo día. Incluya opciones vegetarianas y sin gluten para personas con restricciones dietéticas, y también tenga opciones para niños.
Si está planeando un buffet, mantenga todo ordenado al tener un sistema de registro de platos para voluntarios. Esto ayuda a asegurar que la fiesta no esté sobrecargada con postres y sin platos principales. También aliviará la posibilidad de que aparezcan cuatro platos de patatas gratinadas.
Algunas personas planean retiros extravagantes, de fin de semana o de una semana para que la familia se relaje y se vuelva a conectar. Si esto es algo que está considerando, organice una reserva para cenar en grupo cada noche de la reunión. Es probable que deba reservar una habitación en un restaurante para grupos grandes o, al menos, asegurar varias mesas. Asegúrese de hablar directamente con un gerente y ver qué opciones hay con respecto a las reservas para cenar. Una opción de brunch diario también es una buena idea para reuniones tipo retiro. Puede hacer que el brunch se sirva en un espacio donde se alojen personas, contratar a un chef o hacer reservas en restaurantes cercanos.
Anima la Fiesta
Si su reunión es un evento de todo el día, reserve algunas actividades para que los invitados participen. Si estará al aire libre, concéntrese en los juegos al aire libre, la búsqueda del tesoro en la naturaleza o los deportes organizados como el frisbee golf o el fútbol americano. Si va a estar adentro, considere contratar música en vivo o un DJ, y anime a todos a relajarse y cortar una alfombra.
Si su reunión es larga y dura varios días, querrá al menos una actividad organizada planeada para cada día que la familia estará junta. Una visita guiada a un museo o acuario es una gran idea si su clan incluye muchos niños. Comprar entradas para grupos para un deporte profesional es otra idea popular. Organice un viaje en bote o en canoa o un día de esquí de fondo si planea pasar la mayor parte de su tiempo al aire libre. Si su reunión es larga y la lista de invitados es larga, tenga dos excursiones diarias para que las personas elijan. Incluya una salida para personas activas y otra para aquellos que necesitan pasar menos tiempo de pie. Organizar las opciones de actividades requiere tiempo y comunicación, especialmente cuando la compra de boletos es esencial. Tener un correo electrónico de grupo o una página de Facebook de grupo es un medio excelente para comunicarse con todos los invitados para que pueda configurar eventos diarios de manera atemporal y eficiente.
Mira las opciones de alojamiento
Si tiene invitados de fuera de la ciudad, es útil y respetuoso ofrecerles opciones de alojamiento. Puede incluir una sección en las invitaciones para que las personas marquen si necesitan adaptaciones. Haga una lista de posibles lugares para quedarse que se ajusten a sus necesidades únicas. Si tiene un presupuesto o una recaudación de fondos para futuras reuniones, designe una parte del presupuesto para reembolsar a los viajeros el kilometraje y el alojamiento para que la reunión sea más accesible. Otra forma de ahorrar dinero es permitir que los invitados se queden en casas de familiares locales por una noche o dos. Los campamentos también son espacios rentables para el alojamiento, y muchos campamentos ofrecen alojamiento para grupos grandes a un precio razonable.
Aspecto más importante de una reunión familiar
Sin lugar a dudas, planificar una reunión es un proceso intenso y será un proyecto pesado incluso para el capataz más organizado. Si bien a veces puede sentirse atascado por la planificación, la comunicación y el estrés por los detalles, recuerde que las reuniones son un momento para conectarse y divertirse. Cuando finalmente llegue el gran día, no olvides disfrutar de tu arduo trabajo y tu hermosa familia.