Ya sea que esté completamente comprometido con el método KonMari o que su viaje hacia la limpieza aún esté comenzando, muchos de nosotros luchamos por mantener un área de nuestras vidas tranquila, clara y organizada:nuestro papeleo. Y si bien puede ser tentador meter cada hoja de papel que recibe en un cajón y olvidarse de ella hasta la hora de pagar los impuestos, la verdad es que cuanto más rápido se ocupe de las facturas, los recibos, etc., más fáciles serán las cosas. Y no se trata solo de impuestos:el objetivo de conservar el papeleo es que necesitamos acceder a él de vez en cuando; cuanto más fácil sea conseguirlo, más simplificadas serán las cosas.
Mantenga un lugar para todo y guarde cada elemento en su lugar adecuado.
Al igual que la organización regular, la clasificación de su papeleo depende de este sistema:tener todo en un lugar designado y mantenerlo allí. Piense en todas las áreas de su vida que requieren papeleo:su hogar, niños, mascotas, registros médicos, garantías, impuestos, etc. Compre una carpeta plegable o una carpeta de anillas para cada área, etiquétela y guarde todos los registros, facturas y recibos en estas carpetas.
Pague las facturas de inmediato.
No dejes que el papeleo se acumule. Pague las facturas tan pronto como las reciba, márquelas como "pagadas" y luego archívelas. Si no puede pagar de inmediato, marque la fecha de vencimiento en su agenda, adjunte la factura a la página y pague cuando venza.
Haz una foto:dura más.
En lugar de guardar todos los recibos en papel que recibe, tome una fotografía clara y archívela en un álbum en su teléfono marcado como "recibos". Ahora también hay excelentes aplicaciones para realizar un seguimiento de los recibos. Y si tiene una pequeña empresa, las aplicaciones como Expensify incluso se conectan al software de contabilidad y extraen todos los datos de sus recibos para que no tenga que ingresar manualmente todos los números y detalles.
Cíñete al plan.
Un sistema solo es tan bueno como su mantenimiento, así que no deje que toda su organización inicial se desperdicie al no archivar las cosas donde deben estar. Una vez que tenga su sistema en su lugar, archive las cosas tan pronto como las reciba o manténgalas en una pila para archivarlas una vez por semana.
Deséchelo cuando sea necesario.
Todos los años, alrededor de la temporada de impuestos es un buen momento para hacer esto, revisa los documentos antiguos para ver si hay algo que puedas tirar. Las pólizas de seguro vencidas se pueden reciclar, al igual que los recibos de impuestos que tienen más de cinco años. Lo mismo ocurre con las declaraciones de impuestos antiguas y los recibos de garantías vencidas.
Elimine el uso de papel tanto como sea posible.
¿Una forma segura de reducir el desorden de papel? prescindir de él. Configure pagos directos para facturas periódicas. Esto no solo reduce el papel, sino que también ahorra tiempo y energía mental. También puede escanear documentos y luego reciclar los originales; solo asegúrese de mantener una copia de seguridad de los archivos digitales. Y para los recibos que se le envían por correo electrónico, no hay necesidad de imprimirlos y archivarlos; simplemente cree una carpeta en su archivo de correo electrónico o en su escritorio para ellos y guárdelos allí.
Haz un seguimiento de las cosas a medida que avanzas.
En lugar de dejar todo hasta el momento de los impuestos, configure un sistema mediante el cual cree una hoja de cálculo maestra y realice un seguimiento de todas las entradas y salidas relacionadas con sus impuestos. Debe realizar un seguimiento de los gastos semanalmente y crear diferentes pestañas para cada mes del año para que las cifras sean más fáciles de administrar. Si no eres un genio con las hojas de cálculo y esta idea te genera ansiedad, no temas:existen muchas plantillas excelentes para realizar un seguimiento de todo lo relacionado con las finanzas personales.
Ordenar los libros todos los meses.
Al igual que asigna tiempo para limpiar varias cosas en el hogar, reserve un poco de tiempo cada mes para ordenar sus finanzas. Durante estas sesiones, debe revisar sus ahorros, gastos, ingresos, préstamos y cualquier otra cosa relacionada con las finanzas que tenga. Eche un vistazo a los estados de cuenta, verifique que todo esté como debería estar, verifique que esté encaminado (ajustar cuando sea necesario) y asegúrese de haber escaneado todos los recibos, actualizado todas las hojas de cálculo, pagado todas las facturas y eliminado cualquier papel que no necesites. De esta manera, no solo no habrá sorpresas desagradables (como facturas impagas accidentales), sino que también estará en una buena posición cuando llegue el momento de los impuestos y no tendrá que asignar días para poner las cosas en orden antes de hacer su declaración.
Nuestro consejo número uno
Nunca marque una carpeta como "otra" o "miscelánea". Esto inevitablemente se convertirá en un basurero para el papeleo, arruinando todo su buen trabajo. Haz que tus carpetas sean específicas y apégate a ellas.
Esta publicación fue escrita por Natasha Ledgerwood. Para obtener más información, visite nuestro sitio hermano, Hogares para amar .
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