Estar bien organizado no solo hará que su evento se desarrolle sin esfuerzo, sino que también reducirá el estrés en las etapas de planificación. La planificación bien pensada hace que la organización de eventos de la iglesia sea una tarea fácil.
Primeros pasos:Organización de eventos de la iglesia
Los pasos básicos para organizar cualquier evento son los mismos independientemente del tipo de evento u organización que lo lleve a cabo. Sin embargo, los recaudadores de fondos de la iglesia suelen tener una sensación de comunidad más íntima y dependen en gran medida del apoyo de su congregación.
Formar un comité
Uno de los aspectos más importantes de cualquier evento de recaudación de fondos es un comité sólido. Si aún no se ha formado uno, pida a los miembros de la congregación de la iglesia que se conviertan en miembros voluntarios del comité. Una vez que el comité está en su lugar, el siguiente paso es asignar a cada persona una tarea específica. Utilice las habilidades de cada miembro y realice un seguimiento de lo que cada persona es responsable para asegurarse de que todos estén haciendo su parte. Por ejemplo, si alguien tiene experiencia en finanzas, asigne a esa persona el manejo del presupuesto y asegúrese de que el evento se ajuste a él.
Otras áreas de especialización incluyen:
- Asegurar donaciones
- Publicidad y marketing del evento
- Gestión de voluntarios en eventos
Discutir metas y objetivos
Establezca expectativas realistas desde el principio para mantener la planificación de su evento en la tarea. Mire la razón específica por la que organiza el evento y concéntrese en ese objetivo o grupo. Por ejemplo, si el grupo de jóvenes de la iglesia está planeando un viaje, organice un evento que recaude fondos para su viaje. Sea lo más específico posible al decidir exactamente cuánto dinero necesita recaudar y exactamente cómo se utilizarán los fondos.
Crear una línea de tiempo
Su evento requerirá tiempo para planificar y asegurar los recursos junto con la limpieza y el uso de los fondos posteriores. Cree una línea de tiempo escrita que incluya fechas y horas para cada paso a lo largo del camino. Decida los plazos para cosas como cuándo se deben recibir las donaciones para el evento y un desglose de la configuración, la participación y la limpieza para el evento real. Cuanto más detallada sea su línea de tiempo, menos estresante será la planificación.
Evaluar recursos
Haga una lista de verificación de todos los artículos y servicios que necesitará para llevar a cabo el evento. Averigüe qué recursos ya están disponibles y utilice lo que la iglesia tiene actualmente en lugar de gastar dinero y tiempo en la subcontratación de recursos. Si un miembro de la iglesia puede tocar el piano o tienes decoraciones sobrantes de una fiesta de la iglesia, busca maneras de usarlas como parte del evento. Pídale a la congregación sugerencias sobre dónde encontrar otros artículos, luego comience a buscar dentro de la comunidad en general.
Programar reuniones periódicas del comité
Elija un horario de reuniones fácil de recordar, como el primer viernes de cada mes o todos los martes a las nueve. Crea una agenda para cada reunión para asegurarte de estar al tanto de los plazos y mantenerte concentrado en la tarea. Asegúrese de mantener notas detalladas para que pueda revisarlas según sea necesario. Use un programa para compartir documentos como Google Docs para mantener todas las notas, cartas y agendas en un solo lugar al que los miembros puedan acceder en cualquier momento.
Informar a la Congregación
Como parte de su planificación, es importante mantener informada a la congregación de la iglesia sobre el evento especial. Haga un anuncio después de la misa o ponga un aviso en el boletín de la iglesia. Al mantener a los demás informados, lo harán responsable de cumplir con sus deberes al hacer preguntas sobre el evento. Si su evento requiere la ayuda de muchos voluntarios, esta comunicación ayuda a generar el interés de los posibles ayudantes. Use un sitio web como SignUpGenius, donde los recordatorios se generan automáticamente, para realizar un seguimiento de las donaciones, los voluntarios y las áreas que aún necesitan ayuda.
Organización del día del evento
El día de su evento debe planificarse con el mayor cuidado posible. Designe a un miembro de la junta para que supervise el cronograma y se comunique con todos los demás involucrados en el trabajo. Cree una línea de tiempo solo para el día del evento real que incluya:
- Retiros de proveedores
- Instalación y llegada de voluntarios
- Momentos específicos durante el evento como discursos o servicio de comidas
- Tiempo de limpieza
Ideas para eventos de la iglesia
Hay infinitas posibilidades para una recaudación de fondos de la iglesia. Algunas ideas para recaudar fondos incluyen:
- Venta de pasteles
- Cena de espaguetis
- Desayuno de tortitas
- Pescado frito
- Subasta silenciosa
- Lavado de autos
- Picnic o festival
- Caminata benéfica
- Venta de artículos usados
Manténgase organizado
Ya sea que esté organizando un evento único o un evento anual, configurar una estructura organizativa ayuda a mantener a todos encaminados. Haga un plan que incluya detalles específicos y verifíquelo regularmente durante todo el proceso para que su evento sea un éxito.