¿Estás involucrado en la organización de un torneo de golf benéfico? Organizar un torneo de golf exitoso que sea agradable para los jugadores y lucrativo para su organización requiere una planificación previa y trabajo duro, pero se puede lograr. Si tiene un comité fuerte, crea un plan sólido y se mantiene al tanto de las muchas tareas que deben completarse, puede experimentar el éxito.
Introducción a la organización de torneos de golf benéficos
La clave para planificar un evento exitoso es adoptar un enfoque sistemático para la organización de torneos de golf benéficos.
Selección del Comité
Tan pronto como su organización decida organizar un torneo de golf benéfico, es recomendable seleccionar a un presidente y luego comenzar a trabajar inmediatamente con él o ella para formar un comité fuerte. Cree descripciones de trabajo para cada puesto del comité para que los voluntarios sepan exactamente lo que están de acuerdo en hacer. Elija personas para los comités que tengan experiencia, sean confiables y tengan contactos en la comunidad que puedan ayudar a que el evento de caridad sea un gran éxito.
Protección de la ubicación
Antes de que pueda comenzar a planificar un torneo de golf, es esencial contar con un lugar donde pueda llevarse a cabo el torneo. Comience mirando a sus seguidores para determinar cuáles podrían ayudarlo a asegurar un campo de golf local popular para organizar el evento.
Elegir una fecha
Se necesita tiempo para comercializar con éxito un torneo de golf, por lo que la fecha debe establecerse con la mayor anticipación posible al evento real. La fecha debe establecerse y publicarse con un mínimo de tres meses de anticipación, pero cuanto antes mejor. Cuanto antes los seguidores sepan sobre el evento, más probable es que puedan hacer espacio en su agenda para participar y mejores oportunidades tendrás para publicitar el torneo a posibles nuevas audiencias.
Al evaluar las fechas disponibles, investigue otras actividades que se estén realizando en su comunidad durante el período de tiempo que está considerando. Es mejor evitar seleccionar un momento en el que haya otros eventos importantes en su comunidad que puedan atraer a las mismas personas que espera que participen en su torneo.
Cuando haya reducido sus opciones a unas pocas fechas, consulte con la Cámara de Comercio local, la Oficina de Eventos Especiales de su ciudad y otras organizaciones que publican los horarios de los próximos eventos para verificar que la hora que está eligiendo es probable que sea buena.
Establecer tarifas de participación
Antes de que pueda comenzar a comercializar su torneo de golf, es importante establecer las tarifas de participación y los diferentes niveles de patrocinio. Para asegurarse de que su evento sea competitivo con eventos similares en su área, es una buena idea revisar lo que ofrecen y cobran otras organizaciones benéficas que organizan torneos de golf. Si bien desea asegurarse de que su evento sea único, no desea que su precio sea demasiado alto o demasiado bajo.
Publicidad
En el momento en que haya establecido una fecha y haya decidido los detalles sobre el costo y las opciones de patrocinio, es importante desarrollar un plan para publicitar el evento y comenzar a tomar medidas para correr la voz sobre el torneo tanto a posibles patrocinadores corporativos como a jugadores. , incluidos golfistas individuales y empresas que puedan estar interesadas en inscribir equipos en el torneo.
Comience por crear un comunicado de prensa general que anuncie el quién, qué, por qué, dónde y cuándo del evento para publicarlo en su periódico local, revistas, directorios de eventos en línea y otros puntos de venta. Luego, su comité de publicidad debe desarrollar un plan de ataque para generar entusiasmo sobre el evento con comunicados de prensa adicionales, charlas, carteles y otras técnicas de promoción.
Solicitaciones
Dado que la principal motivación para organizar un torneo de golf es recaudar fondos, es importante obtener la mayor cantidad posible de donaciones para el evento. Para asegurarse de que la mayoría del dinero recaudado pueda permanecer en su organización, debe tener un comité de solicitudes activo. El trabajo de este equipo de voluntarios girará en torno a la búsqueda de donaciones, como premios de entrada, artículos para las bolsas de obsequios de los jugadores, refrigerios, cobertura de los medios y otros artículos y servicios que pueden ayudar a que el evento sea un éxito.
Realización del evento
Una vez que se ha hecho toda la planificación y llega el día del evento, es importante ser muy organizado. Asegúrate de que todo esté configurado y listo para funcionar mucho antes de que llegue el primer jugador. Configure un sistema organizado para el registro de jugadores, la puntuación, la concesión de premios y otras tareas. Asigne a alguien para que salude a los representantes de los medios de comunicación que lleguen para cubrir el evento, de modo que los reporteros puedan obtener fácilmente las imágenes, las fotos y las respuestas que puedan necesitar.
Actividades de conclusión
Después de que termine el torneo de golf y se conozcan los resultados, asegúrese de enviar notas de agradecimiento a los patrocinadores, participantes y organizaciones que hicieron donaciones al evento. Las notas deben estar escritas a mano y deben expresar gratitud por el apoyo a la organización benéfica y la participación en el evento. También comparta información sobre cuánto dinero se recaudó y cómo los fondos tendrán un impacto positivo en la comunidad. Dar seguimiento a sus esfuerzos de organización de torneos de golf benéficos agradeciendo a todos los que ayudaron a que el evento fuera un éxito sienta las bases para la participación continua en años futuros, preparando el escenario para lo que podría convertirse en un evento anual emblemático para su organización sin fines de lucro.