Si siente que siempre está apurado, puede beneficiarse de una gestión eficaz del tiempo. Hora. Parece que nunca tienes suficiente. Se despierta cansado y se apresura en un día en el que no cumplió con los plazos y con las citas atrasadas. Luego trabajas hasta tarde porque estás tratando de ponerte al día, mientras te pierdes tiempo de calidad con tu familia y amigos. Una vez que llegas a casa, te metes en la cama, solo para repetir el mismo ciclo al día siguiente.
Este parece ser el ritmo de vida típico de muchas personas que trabajan, pero algunos expertos creen que no se puede mantener continuamente sin consecuencias. Ya sea por el aumento del estrés y la depresión o por el menor tiempo que pasa con sus seres queridos, es posible que eventualmente pague un precio por intentar encajar demasiado en su agenda. Y estos problemas pueden conducir a más problemas. Por ejemplo, el estrés puede provocar problemas de salud como presión arterial alta, mientras que un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida puede causar problemas en las relaciones [fuente:Dittman].
Si algo de esto le suena demasiado familiar, puede ser hora de tomar un descanso y controlar cómo pasa su tiempo. Realmente cualquiera, incluso las personas muy organizadas, pueden beneficiarse de las técnicas adecuadas de gestión del tiempo, solo es cuestión de aprender a incorporarlas en su vida.
En este artículo, encontrará algunos consejos para dominar de manera efectiva los tres componentes principales de la gestión del tiempo:establecer prioridades, cumplir con los horarios y evitar la procrastinación. Continúe leyendo para conocer algunas estrategias de administración del tiempo probadas y verdaderas que podrían ayudarlo a equilibrar su horario y su vida.
Contenido- Administración del tiempo y establecimiento de prioridades
- Gestión del tiempo y cumplimiento de los horarios
- Gestión del tiempo y prevención de la procrastinación
Gestión del tiempo y establecimiento de prioridades
Convierte las tareas urgentes en tus principales prioridades. Una de las partes más difíciles de administrar su tiempo no es averiguar qué hacer, sino qué hacer primero, segundo, tercero y cuarto. Establecer prioridades puede ser fácil cuando tiene un horario ligero o solo una o dos tareas de gran importancia, pero cuando tiene muchos elementos en su agenda diaria o tareas de importancia competitiva, la priorización puede volverse abrumadora. Sin embargo, aprender a priorizar adecuadamente los elementos de su lista de tareas puede ayudarlo a abordar sus tareas de la manera más eficiente.
Considere organizar su lista de tareas pendientes en las siguientes categorías:prioridad máxima, prioridad media y prioridad baja. Los elementos de máxima prioridad pueden incluir tareas con plazos inminentes (por ejemplo, un informe que debe presentarse en el trabajo o una tintorería que debe recoger antes de una boda de fin de semana) o actividades de gran importancia personal (como asistir al evento deportivo de su hijo o adaptarse a un sesión de entrenamiento con un entrenador personal).
Los elementos de baja prioridad incluyen cualquier cosa que se pueda posponer fácilmente para otro día, si es necesario. Suelen ser fáciles de identificar. Los elementos de prioridad media, por otro lado, pueden ser más difíciles de definir a veces. Generalmente, las tareas de prioridad media no son urgentes, pero de alguna manera son esenciales para su rutina diaria. También pueden abarcar elementos que son de "máxima prioridad en espera", pero que están un poco más alejados en cuanto a fecha límite o importancia que los elementos que realmente se encuentran en su lista de máxima prioridad.
Asegúrese de dedicar un par de minutos cada día a reevaluar su lista, agregando elementos nuevos y aumentando o disminuyendo la prioridad de las tareas no realizadas. También es importante no ser demasiado ambicioso al hacer su lista de tareas pendientes. Calcule lo que es realista para usted completar en un día. Demasiados elementos, especialmente demasiados elementos de máxima prioridad, pueden abrumarlo.
Ahora que sabe cuál es la mejor manera de priorizar al crear su horario, continúe leyendo para saber cómo cumplir con su horario.
Gestión del tiempo y cumplimiento de los horarios
Al hacer su horario, no olvide tener en cuenta el tiempo para las pequeñas interrupciones. Tener una lista de cosas por hacer bien priorizada no garantiza que realmente logrará alguno o todos los elementos de su lista. Piense en su día como un viaje por carretera y su lista de tareas como un mapa. Un mapa le mostrará cómo llegar a su destino, pero no tendrá en cuenta obstáculos desconocidos como tráfico, obras en la carretera o problemas con el automóvil. Del mismo modo, una lista de tareas pendientes, por muy útil que sea, no lo ayudará durante el día si no está preparado para lo imprevisto.
No asuma que los elementos de su lista de tareas pendientes son las únicas cosas que surgirán durante el día. Es probable que enfrente solicitudes y tareas inesperadas. Si no hace tiempo para esas pequeñas sorpresas, probablemente tampoco podrá acomodar todas las cosas importantes en su lista. Entonces, cuando esté escribiendo su lista de tareas diarias, no olvide tener en cuenta a estos ladrones de tiempo. Por supuesto, debe salir con tiempo suficiente para cumplir con sus tareas de máxima prioridad, pero no se comprometa demasiado en su día. Ya sea que necesite acortar su lista de prioridades o agregar deliberadamente una hora adicional para emergencias no planificadas o distracciones, asegúrese de que su horario tenga algún tiempo de contingencia incorporado.
Si bien debe hacer tiempo para lo inesperado, trate de no distraerse con cada nuevo correo electrónico o llamada telefónica. Para tratar con consumidores de tiempo pequeños pero inmediatos, debe considerar seguir los siguientes pasos cuando pueda:
- Aprende a decir "no". Si ya tiene demasiado en su plato, tomar más solo lo retrasará aún más.
- No sea demasiado accesible. Asegúrese de que su trabajo, tiempo personal, familiar y social estén bien definidos, y haga saber a los demás cuándo es aceptable o no comunicarse con usted con solicitudes no relacionadas.
- Delegado. A menudo, podemos pasar algunas de nuestras tareas a otros, pero no lo hacemos.
- Dé a cada tarea el tiempo que se merece. La multitarea es un rasgo deseable en el mundo actual, pero a veces no prestar suficiente atención a algo la primera vez significa dedicar más tiempo a ello más adelante.
Esto cubre cómo lidiar con pérdidas de tiempo inesperadas, pero ¿qué pasa con aquellos en los que te sumerges voluntariamente? Si eres propenso a la procrastinación y a las distracciones triviales, los dos primeros pasos de la gestión del tiempo (priorización y cumplimiento del horario) no te servirán de mucho. Sigue leyendo para descubrir cómo conquistar uno de los mayores obstáculos para la gestión del tiempo:la procrastinación.
Gestión del tiempo y evitar la procrastinación
Si fueras una computadora, alguien podría simplemente programarte con tareas, y tú las ejecutarías una por una hasta que todas estuvieran completas. Sin embargo, como ser humano, puede desviarse del rumbo, a veces mucho. Y aunque la mayoría de las personas han pospuesto las cosas en un momento u otro, y probablemente lo volverán a hacer, evitar que se convierta en un problema crónico puede ser de gran ayuda para administrar el tiempo y lograr el objetivo de tener una vida más productiva y relajada.
La procrastinación es un fenómeno común, pero no necesariamente bien entendido. Aunque a menudo se atribuye a la pereza, en realidad hay una serie de motivaciones detrás de la procrastinación. Comprender qué le hace posponer tareas puede ayudarlo a recuperar el control de su tiempo. Aquí hay algunas posibilidades:
- Perfeccionismo y miedo al fracaso:si es un perfeccionista, su miedo a hacer un mal trabajo o no cumplir con sus expectativas puede hacer que evite comenzar un proyecto en primer lugar [fuente:WebMD]. Puede ser útil darse cuenta de que un proyecto que no se completa es más un fracaso que uno que se completa imperfectamente.
- Depresión :Si está experimentando depresión, puede encontrar sus tareas diarias insignificantes o sin importancia [fuente:Psychology Today]. Esto puede hacer que ignores o no te preocupes por lo que tienes a mano. Si simplemente está teniendo un día difícil, tómese un poco de tiempo de su agenda para lidiar con lo que le molesta y luego vuelva al trabajo. Sin embargo, si experimenta depresión constante, es posible que tenga un problema que va más allá de la gestión del tiempo. En ese caso, consulte a un profesional médico para obtener ayuda.
- Sentirse abrumado :Si siente que tiene demasiado en su plato, es posible que no pueda concentrarse en ninguna tarea y termine sin completar ninguna de ellas. Si bien el perfeccionismo y la depresión son obstáculos psicológicos, sentirse abrumado a menudo es causado por una mala gestión del tiempo y puede corregirse priorizando adecuadamente su horario y aprendiendo a lidiar con las distracciones.
Otras formas de ayudar a superar la procrastinación incluyen abordar tareas más grandes dividiéndolas en partes más pequeñas y trabajando en ellas por períodos cortos a la vez. Recompensarte de alguna manera una vez que se completa un proyecto también puede proporcionar algo de motivación. Además, puede pedirle a otra persona que lo controle y se asegure de que se está concentrando en la tarea que tiene entre manos. Identificar honestamente las consecuencias de no completar la tarea también puede ayudar a motivarte.
Para obtener más información sobre la gestión eficaz del tiempo, consulte la página siguiente para obtener mucha más información.
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