Es posible que se sorprenda al saber que el desorden de papeles es uno de los desafíos de mantenerse organizado sobre el que más me preguntan, y también una de las áreas más fáciles de organizar. Nadie quiere pasar tiempo de calidad en casa llenando papeleo, pero tampoco queremos tener la carga de cargos por retraso en las facturas o faltar a alguna cita. El truco es configurar un sistema simple.
Esto es lo que recomiendo para mantenerse organizado en casa.
Dos veces al mes
Abra y pague facturas solo dos veces al mes, todos los meses, y ni siquiera las mire ningún otro día del mes. Para mí, eso siempre es a principios de mes y a mitad de camino.
Reservar
Coloque las facturas obvias en una bandeja que dejará en su escritorio. No abras los sobres. Para cualquier basura, correo sin importancia o papeleo, tírelo a la papelera de reciclaje (o tritúrelo) inmediatamente. Ni siquiera lo dejes sobre una mesa de café. Compruébalo, asegúrate de que sea correo no deseado y luego deshazte de él.
Priorizar
Para otros avisos importantes (que no son facturas), ábralos y decida qué tan rápido necesita actuar sobre ellos. La mayoría de las cosas pueden esperar hasta el comienzo o la mitad del mes. Si es así, déjalos en la bandeja de facturas y trátalos también en esas fechas. De lo contrario, si es necesario actuar sobre ellos de inmediato, déjelos en una bandeja separada de "Necesita atención" en el mostrador a la vista.
Consolidación de calendario
Mantenga un calendario familiar (en papel o electrónico) en el que ingrese las fechas o compromisos que necesita recordar:citas médicas, eventos escolares, fechas de fiestas o cumpleaños. Deshazte de las notas después de que la información esté en el calendario.
Bandejas de entrada, no buzones
Cambia a digital tanto como puedas. En estos días, casi todas las facturas se le pueden enviar electrónicamente. Para todos esos correos electrónicos de facturas o facturas, configure una carpeta en su servidor de correo electrónico llamada "Facturas - Actual". Tan pronto como una factura llegue a su bandeja de entrada, muévala inmediatamente a esa carpeta, no se moleste en mirarla. Dos veces al mes, asegúrese de limpiar esta carpeta. Tan pronto como haya pagado la factura, no dude en archivarla en su sistema de correo electrónico.
Triturarlo
Una vez que haya pagado sus facturas en papel, puede tirarlas a la trituradora. Si no se siente cómodo haciendo eso, póngalos en una carpeta de acordeón de cartón dividida por mes. Al final de un año, si no ha necesitado las facturas de ese mes hace 12 meses, probablemente esté bien triturarlas (pero primero verifique que las facturas anteriores estén disponibles en línea y que no las necesite para ningún registro importante ).
Delegado
Un consejo más para mantenerse organizado. Por difícil que sea escuchar esto, pagar las facturas es algo que es difícil de hacer para dos personas en una relación por igual. Funciona mejor si, como pareja, pueden acordar quién tiene la responsabilidad principal de lidiar con el pago de facturas. De esa manera nada se cae por las grietas. Si desea dividir el trabajo, decida que la primera mitad del año sea para una persona y la segunda mitad para la otra.