¿Es responsable de solicitar donaciones para subastas benéficas para el próximo gran evento de su organización? El proceso puede parecer abrumador al principio, pero una vez que sepa lo que implica y los pasos a seguir para asegurar los elementos, ¡puede ser bastante simple e incluso divertido! Solicitar una variedad de donaciones para la subasta es una forma segura de atraer a más personas a su evento, lo que resulta en un aumento de los fondos para su causa específica.
Solicitud de donaciones para subastas benéficas
Para recaudar la mayor cantidad de dinero en un evento, muchas organizaciones incluyen subastas silenciosas o en vivo como parte de las actividades del evento. Las subastas son una excelente manera de recaudar fondos mientras brindan a los invitados entretenimiento y grandes ofertas. Para aprovechar al máximo una subasta, intente obtener artículos donados por proveedores locales para que haya pocos gastos de bolsillo para su organización. Tener un comité responsable de este propósito a menudo puede asegurar el mayor éxito. El comité puede decidir el tipo de artículos que se utilizarán, así como centrarse en una lista de empresas e individuos a los que apuntar para las donaciones.
Al solicitar artículos para la subasta, hay varios puntos clave a tener en cuenta:
- Siempre identifíquese y identifíquese para qué organización está solicitando artículos cuando se acerque a un posible donante.
- Intenta conseguir una combinación de artículos únicos e interesantes. La gente pujará por artículos que normalmente no encuentran. Cuantas más personas hagan una oferta por los artículos, se pagarán precios más altos por los artículos.
- Por último, es importante realizar siempre un seguimiento de cualquier contacto que establezca con las empresas. Si le dicen que vuelva a consultar más tarde o que llame en una semana para hablar con el propietario, asegúrese de hacerlo. El seguimiento ayudará a establecer una relación con la empresa y lo más probable es que resulte en una donación y en un apoyo continuo.
Contactos de donación de subastas
Identificar negocios e individuos locales es el primer paso para asegurar las donaciones para la subasta. Pida ayuda a los miembros de la junta y del comité en este paso, ya que pueden tener contactos personales en la comunidad. Tal vez también conozca empresas que contribuyen a eventos de caridad. Incluso si no tiene conocimiento de primera mano de las empresas que probablemente hagan donaciones, realice una investigación tratando de averiguar qué empresas locales donan a eventos similares en su comunidad. Reúna toda la información que pueda obtener y luego elabore una lista de contactos. La solicitud de donaciones puede hacerse por escrito oa través de una llamada o visita personal.Cartas de donación
Muchas organizaciones prefieren enviar una carta inicial a las empresas locales solicitando donaciones para subastas benéficas. La carta suele ser el primer aviso que recibe una empresa sobre un próximo evento. Presentará a la organización el negocio y mencionará los detalles del evento y por qué se está recaudando dinero. En la carta, es importante mencionar qué tipo de artículo desea que la empresa done y el proceso para hacerlo. Asegúrese de incluir tanta información sobre el evento como sea posible. Es importante incluir detalles como la fecha y el lugar del evento, la fecha límite para las donaciones y si su organización está exenta de impuestos. Si planea hacer un seguimiento después de que reciban la carta, incluya esta información en el documento.Trate de obtener el nombre de la persona a contactar antes de enviar una carta. Lo más probable es que una carta modelo genérica sea apartada o tirada a la basura. Cuanto más personal hagas la carta, mayores serán las posibilidades de que recibas una donación. Para obtener el nombre de la persona a cargo, puede llamar a la empresa en cuestión o hacer una búsqueda en línea y ver si la persona de contacto figura en el sitio web de la empresa.
Finalmente, asegúrese de que cada carta esté firmada personalmente por un miembro del comité, el director ejecutivo o un miembro de la junta directiva y asigne a alguien para que haga un seguimiento de los destinatarios.Contactos personales
Si no prefiere enviar una carta primero, considere hacer una visita personal a un negocio local o hacer una simple llamada telefónica. Cuando haga un contacto personal, identifíquese siempre y para qué organización está solicitando artículos. Es posible que los representantes comerciales con los que hable necesiten una solicitud de donación por escrito, así que prepárese para hacer un seguimiento con una carta formal si desean algo por escrito.
Utilice a los miembros de su comité y miembros de la junta para este proceso. Pida a todos los involucrados que le proporcionen cualquier contacto que puedan tener y que sientan que estarían dispuestos a donar para su evento. Los miembros de la junta o del comité pueden ponerse en contacto personalmente con las personas que conocen para asegurar una donación o allanar el camino para que usted se ponga en contacto por su cuenta.
Artículos de subasta a considerar
Hay muchas maneras de configurar una subasta. Las subastas pueden ser en vivo e incluir un subastador o configurarse como una subasta silenciosa donde los artículos se muestran con hojas de oferta. Los artículos de la subasta pueden ser artículos individuales o hechos como un paquete. Si no está seguro del tipo de artículos que usará en su evento, considere tratar de obtener donaciones de algunos de los siguientes artículos populares de subasta:
- Paquetes de cena
- Joyas
- Certificados de regalo para establecimientos locales
- Recuerdos deportivos
- Obra de arte
Asegúrese de utilizar cualquier contacto que los miembros del comité puedan tener en la comunidad. Por ejemplo, si está interesado en paquetes de cena para usar en la subasta, pregunte a los miembros del comité si conocen a los propietarios o al personal de un restaurante que puedan darle algo para usar en la subasta.
Consejos para el éxito
Cuando planifique un evento y solicite donaciones para la subasta, atraiga a las empresas locales ofreciéndoles un reconocimiento público. Esto se puede hacer de varias maneras, como colocar un letrero con el nombre de la empresa junto al artículo que donaron o simplemente incluir su nombre en un libro del programa.
Después del evento, asegúrese de enviar cartas de agradecimiento a cada donante que apoyó su causa. Este gesto ayudará a construir una relación y aumentará la probabilidad de que se repita la donación para su próximo evento de caridad.
Disfruta de un Evento Exitoso
Solicitar donaciones para subastas benéficas puede tomar tiempo y energía, pero vale la pena el tiempo y el esfuerzo de los involucrados y será una gran adición a su evento.