Si gestionas una organización sin fines de lucro basada en membresía, es esencial contar con un manual completo que detalle todas las políticas y procedimientos vigentes. Este documento debe incluir información clave sobre la misión y la gestión de la entidad, y estar accesible para todos los miembros, ya sea en formato impreso o digital.
Conceptos básicos del manual para miembros
Los manuales para miembros de organizaciones sin fines de lucro varían según la entidad, ya que cada una tiene información única para compartir. Generalmente, incluyen los estatutos completos, la estructura de gobierno y las políticas que definen límites y requisitos de participación. Cada sección se centra en un tema específico para facilitar su consulta.
Plan Estratégico
Comparte la declaración de misión, valores, metas y estrategias de tu organización. Enumera también los programas y servicios anuales estándar para que los miembros conozcan el trabajo principal.
Política de Solicitud
Detalla las limitaciones para solicitar el uso de la lista de miembros o eventos patrocinados. Explica el manejo de la información de miembros en informes públicos, campañas de fondos y comparticiones con terceros.
Política de Aprobación de Membresía
Informa cómo se incorporan nuevos miembros y los criterios requeridos. Responde preguntas como:
- ¿Cuál es el procedimiento para reclutar y aprobar candidatos?
- ¿Qué documentación se necesita para solicitar membresía?
- ¿Existen exclusiones de elegibilidad?
Obligaciones de los Miembros
Especifica requisitos financieros y de participación para mantener la membresía. Describe consecuencias por incumplimiento y mecanismos de enforcement, en lenguaje claro y accesible.
Políticas de Elección o Nombramiento de Miembros de la Junta
Explica el proceso de selección para la junta directiva y límites de mandato, si aplican. Usa encabezados por posición para mayor facilidad de búsqueda.
Procedimientos de Quejas
Detalla recursos para miembros agraviados. Incluye una lista numerada de pasos secuenciales para presentar quejas.
Conflicto de Intereses
Considera competidores o entidades opuestas a tu misión. Evalúa la obligación de divulgar relaciones comerciales o personales que generen conflictos para miembros y directivos.
Motivos para la Eliminación de la Membresía
Enumera acciones que llevan a la revocación de privilegios. Describe el proceso de notificación. Usa una tabla con motivos, consecuencias y procedimientos para claridad.
Políticas Fiduciarias
Describe el sistema de protección financiera, asegurando ética y cumplimiento con regulaciones estatales y federales. Incluye copias de dichas normativas.
Cambios en Políticas
Explica acciones para proponer y aprobar modificaciones a políticas, procedimientos o estatutos. Adopta un protocolo estándar para simplificar.
Cómo crear un manual para miembros sin fines de lucro
La redacción no debe recaer en una sola persona. Forma un comité con expertos en gobernanza de ONGs. Consulta a la junta para aportes antes de finalizar. Usa lenguaje claro, revisa por estilo, precisión y exhaustividad. Recomendamos revisión legal para respaldar defensas en disputas de membresía.
Comunicación clara a los miembros
Capacita a miembros en políticas y procedimientos, permitiendo aclaraciones. Requiere firma de acuse de recibo confirmando lectura y comprensión.